Engelse zakelijke mails schrijven – zo doe je dat!

Een zakelijke Engelse e-mail naar een klant van je schrijf je op een andere manier dan naar je vriend of vriendin. Behalve het zakelijke en meer formele aspect ligt het er ook aan wat je gedaan wilt krijgen. Je schrijft de Engelse mail met een doel en dat doel wil je direct bereiken.

Daarom is het belangrijk dat je ‘to the point’ leert schrijven in het Engels zodat men je vraag ook goed en duidelijk kan beantwoorden.   

Wat is belangrijk in een Engelse mail? 

• Een duidelijke onderwerpregel
• De (formele) zakelijke begroeting
• Een ijsbreker
• De reden voor jouw mail
• Duidelijkheid over wat je gedaan wilt hebben
• Afsluiting
• Ondertekening

Een aantal voorbeelden:

Onderwerpregel: Betreft afspraak woensdag 12 april om 10 uur

De begroeting: “Dear Sir”, “Dear Madam” or “Dear Mrs. Barlow”, “Dear Sir / Madam” or “Dear Miss (Ms) Fitzgerald”

De ijsbreker. Begin niet gelijk met je verhaal maar met een ‘pleasantry’. Het is gebruikelijk om even naar het afgelopen weekend te vragen, de vakantie, het weer enz.

De reden voor jouw bericht. Hou dat vooral kort en krachtig.

“The reason I’m writing is …”

“Hello Mary, I am writing to enquire about …“

“I wanted to inform you that …”

“I am writing with regard to …”

 Je vervolgt met een korte uitleg wat je precies gedaan wilt hebben.

“Can you let me know by Friday, the latest, if the meeting will go ahead next Monday”.

“I need your approval on the project Wednesday”.

“As agreed, we will schedule the delivery between 11 and 13 am on Thursday”.

“I would appreciate your immediate attention to this matter”.

“Would you please attend to this message immediately”?

De afsluiting: sluit af met een vriendelijke toon, dat brengt meer resultaat.

“Thank you for your help.”

“All the best for now.”

“If I can be of any further assistance, please let me know.”

“I hope you will have a nice weekend.” “(Kind) regards. ”

Let hier ook op: zorg dat de spelling en grammatica in orde is.

Mocht je op vakantie gaan of enige tijd niet aanwezig zijn dan is een professionele afwezigheidsmelding belangrijk. We hebben een veel gelezen artikel over Engelse ‘out of office replies’  voor je.  

Maar misschien heb je jouw contacten vooral per telefoon. Lees dan hoe je een professioneel zakelijk telefoongesprek in het Engels voert.  

Of de 8 tips voor een zakelijk gesprek in het Engels.